Wenn es um Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO geht, stoßen Unternehmen immer wieder auf den Begriff „TOM“. Doch was genau verbirgt sich dahinter und warum sind sie für Unternehmen so wichtig?
Definition und rechtliche Verankerung von TOM
TOM steht für „technische und organisatorische Maßnahmen“. Diese Maßnahmen sind notwendig, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen. Sie umfassen sowohl technische Lösungen wie Verschlüsselung und Firewalls, als auch organisatorische Ansätze wie Zugriffsregelungen und Mitarbeiterschulungen.
Ein entscheidendes Merkmal der TOM ist ihre Skalierbarkeit: Die Maßnahmen müssen an die Größe und die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Kleinere Unternehmen benötigen nicht dasselbe Schutzniveau wie multinationale Konzerne, doch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bleibt immer bestehen.
Praxisbeispiel: TOM im Handwerksbetrieb
Betrachten wir einen mittelständischen Handwerksbetrieb, beispielsweise einen Sanitär- und Heizungsinstallateur, der Kundendaten für die Terminvereinbarung, Rechnungsstellung und Wartungsverträge verarbeitet. So wären die TOM optimal umgesetzt:
- Technische Maßnahmen: Die Kundendaten werden auf einem zentralen Server gespeichert, der durch eine Firewall und regelmäßige Sicherheitsupdates geschützt ist. Zudem erfolgt die Datensicherung täglich, um bei einem technischen Defekt oder einem Cyberangriff Datenverluste zu vermeiden. Für mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones, die bei Einsätzen vor Ort genutzt werden, sind Verschlüsselungen und Passwörter eingerichtet.
- Organisatorische Maßnahmen: Im Büro des Handwerksbetriebs ist der Zugang zu den Arbeitsplätzen durch Schließsysteme geregelt. Nur autorisierte Mitarbeitende haben Zugriff auf die Kundendaten, und die entsprechenden Zugriffsrechte werden regelmäßig überprüft. Zusätzlich gibt es eine klare Regelung, dass sensible Informationen, wie Bankverbindungen oder Wartungsverträge, niemals per unsichere Kommunikationswege wie unverschlüsselte E-Mails versendet werden dürfen.
Besserer Datenschutz durch TOM
Durch die Maßnahmen wird sichergestellt, dass auch im hektischen Alltag, der in einem Handwerksbetrieb durchaus herrschen kann, der Datenschutz nicht zu kurz kommt. Selbst wenn ein Mitarbeiter bei einem Kunden vor Ort arbeitet und kurzfristig Informationen aus der Zentrale benötigt, bleiben die Daten geschützt – durch sichere Kommunikationswege und klar definierte Prozesse.
