In der Weihnachtszeit gibt es nicht nur Plätzchen und Geschenke, sondern auch kreative Marketingaktionen wie Online-Adventskalender, Wunschzettelaktionen und Newsletter-Gewinnspiele. Der Einzelhandel nutzt diese Formate, um Kunden auf sich aufmerksam zu machen und Weihnachten zum Umsatztreiber zu machen. Doch bei der Durchführung solcher Aktionen sind strenge Datenschutzvorgaben zu beachten, damit Kundendaten DSGVO-konform verarbeitet werden.
Dies sind die wichtigsten Datenschutzaspekte, die Unternehmen bei Weihnachtsaktionen beachten sollten:
1. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Bevor Daten von Kunden gesammelt werden, muss eine eindeutige rechtliche Grundlage für die Verarbeitung vorliegen. Das kann entweder die Einwilligung des Kunden oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens sein. Bei Online-Adventskalendern und ähnlichen Aktionen empfiehlt sich jedoch meist die Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung, da hierbei personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen häufig für Marketingzwecke genutzt werden.
2. Transparente Information der Kundinnen und Kunden
Datenschutz lebt von Transparenz. Kunden müssen darüber informiert werden, welche Daten erfasst, zu welchem Zweck diese verwendet und wie lange sie gespeichert werden. Hier ist eine klar formulierte und gut zugängliche Datenschutzerklärung Pflicht, die sowohl die Details zur Datenverarbeitung als auch die Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten enthält.
3. Aufklärung über Rechte der Kunden
Die DSGVO räumt den Kunden eine Reihe von Rechten ein, über die sie im Rahmen von Marketingaktionen explizit informiert werden müssen. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung sowie das Recht auf Löschung ihrer Daten. Diese Hinweise sollten einfach auffindbar und in verständlicher Sprache formuliert sein, um die Rechte der Nutzer zu respektieren.
4. Dokumentationspflicht im Unternehmen
Jede Werbeaktion, die personenbezogene Daten erfasst – sei es ein Gewinnspiel oder ein Adventskalender – muss im Verarbeitungsverzeichnis des Unternehmens dokumentiert werden. Dieses Verzeichnis dient der Transparenz und ist ein wesentlicher Teil der Nachweispflicht im Datenschutz, falls die Aufsichtsbehörden Einblick fordern. Hierbei gilt: Jede Änderung oder Aktualisierung muss zeitnah vermerkt werden.
5. Besondere Sorgfalt bei Newsletter und Direktwerbung
Sowohl E-Mail- als auch Telefonwerbung und Werbung per Post setzen eine ausdrückliche Einwilligung der Kunden voraus. Wer sich für eine Online-Adventskalender-Aktion anmeldet, muss separat bestätigen, dass er mit der Zusendung von Werbung einverstanden ist. Ohne diese Einwilligung ist eine Kontaktaufnahme für Werbezwecke unzulässig und kann zu Abmahnungen führen.
6. Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) bei externer Zusammenarbeit
In vielen Fällen unterstützen externe Dienstleister Unternehmen bei der Durchführung von Online-Adventskalendern und anderen Aktionen. Wenn ein solcher Dienstleister auf die Kundendaten zugreifen kann, ist eine AV-Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister erforderlich. Diese stellt sicher, dass der Dienstleister ebenfalls die DSGVO-Vorgaben erfüllt und die Daten der Kunden entsprechend schützt.
Datenschutzkonform durch die Weihnachtszeit
Mit den richtigen datenschutzrechtlichen Vorkehrungen lassen sich Aktionen während Weihnachten erfolgreich und rechtssicher durchführen. Die Kunden profitieren von einem tollen Angebot und Unternehmen können die Weihnachtszeit nutzen, um mit ihren Zielgruppen in Kontakt zu treten.
