Die Datenschutzdenker

Passwortsicherheit in Unternehmen: Diese Tipps sollten Sie kennen

admin — Mon, 16 Feb 2026 13:06:39 +0000

In einer Zeit, in der digitale Angriffe immer häufiger werden, ist ein sicheres Passwort ein wichtiger Schutzmechanismus. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zur Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten zu schützen. Ein starkes Passwort ist dabei eine der ersten und zugleich wichtigsten Umsetzungmaßnahmen.

Typische Fallstricke – und wie Sie sie vermeiden

In unserem Blogbeitrag zur Workation haben wir gezeigt, wie schnell Sicherheitsaspekte im beruflichen Alltag unter Palmen in Vergessenheit geraten. Öffentliche WLANs, geteilte Geräte oder ein hastiger Login vom Hotelzimmer aus bergen Risiken – vor allem dann, wenn Passwörter schwach, mehrfach verwendet oder sogar gespeichert sind.

Ein weiteres Beispiel: Social Engineering. Hierbei nutzen Angreifende gezielt psychologische Tricks, um sensible Informationen wie Passwörter zu erschleichen. Ein freundlicher Anruf vom „IT-Support“, eine gefälschte E-Mail mit einem angeblichen Sicherheitsproblem – wer hier nicht wachsam ist, fällt leicht in die Falle.

Häufige Fehler bei der Passwortwahl

Trotz regelmäßiger Warnungen tappen viele Menschen immer noch in dieselben Fallen:

Zu kurze Passwörter: Alles unter zwölf Zeichen ist „leicht“ zu knacken.
Einfache Muster: „123456“, „qwertz“ oder „passwort“ gehören zu den häufigsten (und unsichersten) Varianten.
Wiederverwendung von gleichen Passwörtern: Ein Datenleck bei einem Account, und die Täter haben Ihren „Generalschlüssel“ zu mehreren Konten.
Namen, Geburtsdaten oder der Name des Haustiers wirken praktisch, sind aber gefährlich. In unserem Logbucheintrag zu personenbezogenen Daten erläutern wir, warum solche Informationen tabu sein sollten.

Tipps für ein sicheres Passwort

Wir empfehlen Ihnen folgende bewährte Maßnahmen:

Länge zählt: Verwenden Sie mindestens sechzehn Zeichen – je mehr, desto besser.
Komplexität ist Trumpf: Kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
Einzigartigkeit schützt: Für jedes Konto sollte ein individuelles Passwort verwendet werden.
Passwortmanager nutzen: Diese helfen, komplexe Passwörter sicher zu verwalten, ohne dass Sie sich jedes einzeln merken müssen. Dann aber bitte mit sehr starkem Masterpasswort!
Regelmäßiger Wechsel: Besonders bei sensiblen Zugängen ist es ratsam, das Passwort in regelmäßigen Abständen zu ändern.

Sicher unterwegs – mit dem richtigen Schutzkonzept

Ein gutes Passwort ist der Schlüssel zu einem wirksamen Schutz Ihrer Daten. Wer sorgfältig mit Zugangsdaten umgeht, stärkt nicht nur die eigene IT-Sicherheit, sondern übernimmt auch Verantwortung gegenüber Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.

Denken Sie daran: Sicherheit beginnt bei den Details. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Passwortstrategie den Anforderungen der DSGVO entspricht oder ob es Schwachstellen in Ihrem System gibt – holen Sie sich jetzt eine kostenlose Erstberatung! Gemeinsam analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete Handlungsempfehlungen auf, wie Sie Ihre Systeme wirksam absichern.

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Kommunikation unter Mitarbeitenden: Zwischen Effizienz, Datenschutz und Vertrauen

admin — Mon, 19 Jan 2026 08:02:35 +0000

Ein kurzer Hinweis vor dem Feierabend in der WhatsApp-Gruppe, ein Screenshot eines Kundenangebots an die Kollegin, schnell ein PDF ins Team geschickt – Kommunikation unter Mitarbeitenden läuft heute oft direkt und informell. Das spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit.

Doch genau diese scheinbare Leichtigkeit birgt Risiken. Denn sobald sensible Informationen in ungeeigneten Kanälen geteilt werden, kann aus einer alltäglichen Nachricht schnell ein handfester Datenschutzverstoß entstehen – mit teuren Folgen für Unternehmen wie auch Mitarbeitende.

Wie also gelingt moderne interne Kommunikation, ohne rechtliche Anforderungen zu übersehen?

WhatsApp-Gruppen: Schnell, aber nicht immer sicher

WhatsApp-Gruppen sind in vielen Unternehmen ein beliebter Kommunikationsweg: schnell eingerichtet, intuitiv bedienbar, praktisch im Alltag. Ob kurze Abstimmung zur nächsten Besprechung oder die Koordination von Außendienstterminen – mit wenigen Klicks sind alle informiert.

Doch was passiert, wenn über diese Gruppen sensible Informationen geteilt werden – etwa personenbezogene Daten von Kunden, Vertragsinhalte oder interne Planungen?

Im schlimmsten Fall kann genau das zu einem Datenschutzverstoß führen. Denn WhatsApp ist nicht für die geschäftliche Nutzung im Sinne der DSGVO ausgelegt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt zwar vor dem Zugriff von außen – doch was innerhalb der Gruppe geschieht, liegt nicht mehr in der Hand des Unternehmens. Inhalte können weitergeleitet, Screenshots gemacht oder versehentlich falsch adressiert werden.

Was darf ein Chef? – Ein Blick auf die rechtliche Seite

Darf die Geschäftsführung oder ein Vorgesetzter die Inhalte einer WhatsApp-Gruppe einsehen, wenn sie dienstlich genutzt wird?

Rein rechtlich ist das heikel. Solange Mitarbeitende ihre privaten Geräte und Accounts nutzen, gelten die Inhalte dieser Chats in der Regel als privat – auch wenn es um betriebliche Themen geht. Ein Zugriff ohne ausdrückliche Zustimmung wäre ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte und damit unzulässig.

Ganz anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber einen betrieblichen Messenger-Dienst bereitstellt und im Vorfeld klare Regeln zur Nutzung sowie zur Kontrolle festgelegt wurden. In diesem Fall kann eine Einsichtnahme – etwa bei konkretem Verdacht auf ein Fehlverhalten – rechtlich möglich sein.

Tipps für eine sichere Kommunikation im Unternehmen

Damit die interne Kommunikation reibungslos und datenschutzkonform abläuft, empfehlen wir:

Klare Kommunikationsrichtlinien definieren
Legen Sie verbindlich fest, über welche Kanäle welche Informationen geteilt werden dürfen. Sensible Inhalte gehören nicht in private Messenger.
Auf sichere Alternativen setzen
Nutzen Sie geschäftlich zugelassene Tools wie Microsoft Teams, Slack, Threema Work oder Signal (Business-Version). Diese Dienste bieten mehr Kontrolle, Datenschutzoptionen und teilweise auch eine Anbindung an bestehende IT-Systeme.
Schulungen anbieten
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für den Umgang mit vertraulichen Daten. Viele Verstöße geschehen aus Unwissenheit – nicht aus böser Absicht.
Bring Your Own Device (BYOD) regeln
Wenn Mitarbeitende ihre privaten Geräte auch beruflich nutzen, sollten klare Rahmenbedingungen geschaffen werden. Mobile Device Management (MDM) kann hier helfen, eine Trennung zwischen privat und dienstlich sicherzustellen.
Transparenz leben – Vertrauen stärken
Kommunikation lebt vom Vertrauen. Kontrollmaßnahmen sollten immer nachvollziehbar und transparent kommuniziert werden. Nur so bleibt die Unternehmenskultur gesund.

Unser Fazit

Zwischen Effizienz und Datenschutz gilt es, den richtigen Kurs zu setzen. Wer interne Kommunikation professionell und sicher gestalten will, sollte nicht auf die erstbeste Lösung setzen, sondern langfristig denken.

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Mit voller Kraft voraus” – Ärztehaus Heist

admin — Mon, 05 Jan 2026 09:17:24 +0000

„Datenschutz sollte man nicht dem Zufall überlassen“ – Interview mit Dr. med. André Plümer vom Ärztehaus Heist

Das Ärztehaus Heist liegt rund 20 Kilometer vor den Toren Hamburgs in Heist und ist ein fester Bestandteil der medizinischen Versorgung in der Region. Die Praxis wird von Dr. med. André Plümer geführt, unterstützt von drei angestellten Ärztinnen und Ärzten sowie einem Team aus vierzehn Mitarbeitern. Alle Ärzte sind Fachärzte für Allgemeinmedizin oder Innere Medizin.

Welche Herausforderungen sehen Sie beim Thema Datenschutz und was konnten Sie bereits umsetzen?

Der Datenschutz ist ein sehr umfangreiches Thema. Es reicht nicht, nur ein paar Formulare zu unterschreiben. Man muss wirklich verstehen, wer für was verantwortlich ist – und das ist oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

Besonders die Fachsprache kann abschreckend wirken, manchmal sind die Begrifflichkeiten nicht selbsterklärend. Da hilft es sehr, wenn man jemanden wie Lutz an seiner Seite hat, der einem das Thema verständlich erklärt.

Einige Bereiche wie der Empfangsbereich sind bei uns in der Praxis so gestaltet, dass Gespräche möglichst diskret ablaufen können. So ist der Datenschutz hier gewährleistet, wo Praxis auf Patient im Erstkontakt trifft. Es gibt keinen Wartebereich direkt am Tresen, die Patienten halten Abstand – das ist uns wichtig. Auch die Telefonzentrale ist ausgelagert in einem separaten Raum, so bleiben vertrauliche Informationen geschützt.

Wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit?

Sehr zufrieden! Auch wenn wir nicht täglich im Austausch sind, wissen wir, dass wir gut durch das Team von Die Datenschutzdenker abgesichert sind – gerade im Fall externer Prüfungen. Die Kommunikation verläuft unkompliziert, Lutz ist unser Ansprechpartner und immer erreichbar. Er drängt sich nicht auf, aber ist da, wenn man ihn braucht.

Was war bisher besonders hilfreich?

Das Programm erinnert uns automatisch an neue Aufgaben, das hilft im stressigen Praxisalltag enorm. Und wenn wir Fragen haben, schauen wir gemeinsam mit Lutz auf die Thematiken. Datenschutz ist kein Konzept von der Stange: Jede Praxis ist anders, jede Struktur einzigartig. Da ist es gut, jemanden an der Seite zu haben, der das versteht.

Ein wichtiges Thema ist auch die sichere Datenübermittlung. Wir mussten beispielsweise Patientendaten an eine Einrichtung übermitteln – natürlich verschlüsselt. Da geht es nicht nur um Datenschutz, sondern auch um IT-Sicherheit, Firewalls, Zugriffsschutz, physische Sicherheit. Da musste ich als Arzt plötzlich über Themen nachdenken, die mit meinem eigentlichen Beruf wenig zu tun haben.

Wie ist Ihr Fazit?

Ich bin Arzt – meine Hauptaufgabe ist es, mich um meine Patientinnen und Patienten zu kümmern. Aber ich weiß auch: Datenschutz darf kein blinder Fleck sein. Man sollte ihn nicht dem Zufall überlassen – und schon gar nicht über Bord werfen. Mit Die Datenschutzdenker haben wir einen Partner gefunden, der uns mit Rat und Tat zur Seite steht.

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“Mit voller Kraft voraus” – Place2Be Immobilien GmbH

admin — Mon, 20 Oct 2025 06:48:43 +0000

Datenschutz ist kein Sprint, sondern ein Langzeitprojekt“

Yannick ist 30 Jahre alt und seit dem Anfang des Jahres Teil des Teams von Place2Be Immobilien GmbH. Bei Place2Be Immobilien GmbH ist Yannick ein echtes Multitalent: Er unterstützt im Innen- und Außendienst, übernimmt den Kundensupport und kümmert sich um Social Media und Marketing – und ist außerdem für den Datenschutz verantwortlich.

Was er an Place2Be Immobilien besonders schätzt? „Ganz klar: die Atmosphäre. Wir sind ein junges, dynamisches Team mit einem familiären Umgang. Die Zusammenarbeit macht einfach Spaß, weil jeder seine Stärken einbringen kann und wir auf Augenhöhe miteinander arbeiten.“

1. Yannick, du bist für den Datenschutz bei Place2Be Immobilien GmbH verantwortlich. Wie kam es dazu?

Der Datenschutz wurde bei uns zu einem immer wichtigeren Thema, gerade im Zusammenhang mit der neuen Webseite. Wir arbeiten täglich mit vielen sensiblen, personenbezogenen Daten – da müssen die Prozesse stimmen. Durch meinen strukturierten Arbeitsstil und meine IT-Affinität hat sich schnell gezeigt, dass ich diese Rolle gut ausfüllen kann.

Mir war aber auch klar: Datenschutz ist kein Thema, das man „nebenbei“ macht. Wir wollten das von Anfang an professionell angehen – mit klaren Konzepten, rechtlicher Sicherheit und einer langfristigen Perspektive.

2. Was sind die größten Herausforderungen im Bereich Datenschutz, denen du dich stellen musstest?

Datenschutz ist ein komplexes Feld. Es geht nicht nur um Technik oder Dokumentation, sondern um viele kleine, aber entscheidende Fragen im Arbeitsalltag. Wie erfassen wir Kundendaten korrekt? Wer hat Zugriff auf was?

Ich finde den Datenschutz-Manager von Die Datenschutzdenker sehr hilfreich. Er hilft uns dabei, große Themen in kleine, machbare Aufgaben zu unterteilen.

Die datenschutzkonforme Ausstattung haben wir von Beginn an integriert und schulen die Anwendung damit im Team permanent nach um Up-to-date zu bleiben. Zudem schulen wir das Team zum Beispiel auch für die richtige Anwendung von KI. Wichtig ist, dass alle denselben Wissensstand haben – nicht nur ich.

3. Welche Leistungen von DDD nutzen Sie?

Wir haben uns für das umfangreiche Rundum-Paket entschieden – das sogenannte „Premium+“-Programm. Der Auslöser war unsere neue Webseite, die wir datenschutzkonform und professionell aufstellen wollten.

Mit Lutz von Die Datenschutzdenker haben wir dabei einen echten Glücksgriff gemacht. Er hat die Datenschutzerklärung neu aufgesetzt, unsere Prozesse durchleuchtet und bringt sich nicht nur fachlich, sondern auch menschlich super ein. Gerade im IT-Bereich sprechen wir eine Sprache – da passt die Zusammenarbeit einfach.

4. Wie zufrieden sind Sie bisher mit der Zusammenarbeit?

Absolut zufrieden – sowohl mit den Leistungen als auch mit der Art der Zusammenarbeit. Lutz ist nicht nur kompetent, sondern auch total sympathisch. Er bietet jederzeit an, dass ich mich bei Fragen melden kann und denkt immer mit.

Was mir besonders gefällt: Es ist keine Einbahnstraße. Ich kann mit ihm offen diskutieren, auch mal Dinge hinterfragen – und wir entwickeln gemeinsam Lösungen. Das ist eine “Partnerschaft” auf Augenhöhe.

Zum Unternehmen: Wer ist die Place2Be Immobilien GmbH?

Die Place2Be Immobilien GmbH wurde 2022 gegründet und ist im Bereich Immobilienberatung und -vermarktung, sowie Portfolio-Analysen tätig. Im Gegensatz zu klassischen Maklern verfolgt das Team der Place2Be einen ganzheitlichen Ansatz: Ziel ist es, Kunden nicht nur während des Verkaufsprozesses, sondern auch davor und danach individuell zu begleiten.

Zum Team gehören mittlerweile drei Makler. Der Anspruch von Place2Be Immobilien: persönliche Beratung, moderne Strukturen und eine Arbeitskultur, in der Menschlichkeit, Vertrauen und Qualität an erster Stelle stehen.

Oder, um es maritim zu sagen: Bei Place2Be Immobilien GmbH sitzt jeder im selben Boot – und mit dem richtigen Kurs geht es gemeinsam in Richtung Zukunft.

⚓️ Benötigen Sie einen kompetenten Partner für Ihre individuellen Fragen zum Datenschutz? Kontaktieren Sie uns gerne für eine kostenlose Erstberatung. Wir freuen uns auf Sie!

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Logbuch-Eintrag Nr. 7: Was ist eine Datenschutzerklärung?

admin — Mon, 29 Sep 2025 07:06:34 +0000

Die Datenschutzerklärung ist ein zentrales Instrument der Informationspflicht im Datenschutz. Sie informiert betroffene Personen – etwa Besucher einer Website oder Kunden – darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchem Zweck dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden. Ebenso muss auf die Rechte der Betroffenen hingewiesen werden. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, Löschung und Widerspruch.

In der Praxis begegnen uns Datenschutzerklärungen am häufigsten auf Websites – dort sind sie verpflichtend, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa durch Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen oder Trackingtools.

Wo ist die Datenschutzerklärung in der DSGVO geregelt?

Die gesetzliche Grundlage findet sich in Artikel 12 bis 14 der DSGVO. Diese Artikel verpflichten Verantwortliche dazu, betroffene Personen „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ über die Datenverarbeitung zu informieren.

Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben ziehen Strafen nach sich: Nach Artikel 83 Abs. 5 lit. b DSGVO können Verstöße gegen die Informationspflichten mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden –diese enorme Höhe ist aber eher die Ausnahme.

⛵️ Trotzdem lässt sich sagen: Wer hier ohne Kompass unterwegs ist, riskiert hart auf Grund zu laufen.

Tipps für eine gelungene Datenschutzerklärung

Damit Ihre Datenschutzerklärung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch benutzerfreundlich ist, sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

Verständliche Sprache
Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe, wo immer es möglich ist. Ihre Leser sollen verstehen, was mit ihren Daten geschieht.
Strukturierte Darstellung
Nutzen Sie klare Überschriften, Aufzählungen und Absätze. Eine logische Gliederung hilft dabei, die Informationen schnell zu erfassen.
Aktualität sicherstellen
Die Datenschutzerklärung sollte regelmäßig überprüft und bei Änderungen an den Datenverarbeitungsprozessen angepasst werden – z. B. bei der Einführung neuer Tools oder Dienste.
Relevante Inhalte einbinden
Vergessen Sie keine wichtigen Bestandteile wie die Kontaktdaten des Verantwortlichen, ggf. des Datenschutzbeauftragten, Angaben zu Drittstaatentransfers, Speicherdauer, Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechte.
Zugänglichkeit gewährleisten
Die Datenschutzerklärung muss leicht auffindbar sein – bei Webseiten etwa per dauerhaft sichtbarem Link im Footer.

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“Mit voller Kraft voraus” – Jade Yachting GmbH

staddiken — Wed, 30 Jul 2025 09:42:44 +0000

In der aktuellen Ausgabe unserer Reihe „Mit voller Kraft voraus“ gibt Tobias Schadewaldt von Jade Yachting Einblicke in den praktischen Umgang mit Datenschutz im Betriebsalltag. Er berichtet, welche Überlegungen im Vorfeld angestellt wurden und warum Datenschutz auch für ein handwerklich geprägtes Unternehmen eine zentrale Rolle spielt.

In welcher Branche ist Jade Yachting tätig und wer zählt zu Ihrer Kundengruppe?

Jade Yachting bewegt sich im maritimen Bereich – wir bieten Leistungen in vier Geschäftsfeldern: Bootsbau, Bootstechnik, Winterlager in Hallen sowie Decksbelegung mit Flexiteek oder ähnlichen Bodenbelägen. Unsere Kunden sind überwiegend Privatpersonen. Der Großteil unserer Arbeit konzentriert sich auf hochwertige Festliegerboote, die gekrant und sicher gelagert werden müssen. Kleinere Sport- und Freizeitboote machen aber ebenfalls einen kleinen Teil aus.

Gab es aus Ihrer Sicht Herausforderungen im Bereich Datenschutz?

Zunächst dachten wir, dass Datenschutz für uns kein großes Thema sei – schließlich arbeiten wir kaum mit personenbezogenen Daten unserer Kunden. Doch durch das Audit mit Lutz von den Datenschutzdenkern wurde deutlich: Auch in einem Betrieb wie unserem gibt es relevante Berührungspunkte. Gemeinsam haben wir analysiert, wie unsere Mitarbeitenden mit sensiblen Informationen umgehen, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen eingeführt – unter anderem auch spezielle Sichtschutzfolien für Bildschirme, um ungewollte Einblicke zu verhindern – und insgesamt mehr Bewusstsein dafür geschaffen, dass auch kleine Maßnahmen einen großen Beitrag zum Datenschutz leisten können.

Welche Maßnahmen haben Sie darüber hinaus umgesetzt?

Ein weiteres Thema war unsere Webseite: Wir haben die Datenschutzbestimmungen überarbeitet und einen Live-Chat integriert, um Interessenten schnell und direkt abzuholen – natürlich datenschutzkonform.

Welche Erwartungen haben Sie an Datenschutzmaßnahmen?

Im Vergleich zu anderen Unternehmen haben wir deutlich weniger personenbezogene Daten zu verarbeiten – hauptsächlich geht es um Mitarbeiterdaten. Darüber hinaus ist es für uns wichtig, dass unsere Webseite keine datenschutzrechtlichen Lücken aufweist. Hier sind wir sehr aufmerksam und ändern Dinge, sobald Handlungsbedarf besteht. Auch Bootspläne, die gelegentlich Namen enthalten, werden pseudonymisiert. Wir geben keine Daten an Dritte weiter – wenn überhaupt, dann nur den Bootsnamen, und auch das nur in Ausnahmefällen.

Wie zufrieden waren Sie mit der Zusammenarbeit mit den Datenschutzdenkern?

Sehr zufrieden! Lutz war super – strukturiert, verständlich und praxisnah. Wir haben alle benötigten Unterlagen erhalten, die Analyse war hilfreich und verständlich. Besonders gut gefallen hat uns, dass das Thema Datenschutz auch langfristig gedacht wird. Wir haben im Anschluss eine Datenschutzschulung für die Mitarbeiter gemacht, bei der alle relevanten Punkte eingehend besprochen und im Anschluss von den Mitarbeitern unterschrieben wurden.

Würden Sie die Datenschutzdenker weiterempfehlen?

Ganz klar: Ja. Die Zusammenarbeit war sehr angenehm und absolut professionell. Für uns war das kein einmaliger Landgang – wir wollen das Thema Datenschutz weiterverfolgen und dauerhaft im Unternehmen verankern.

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Datenschutzkonformes Löschen: So geht´s richtig

staddiken — Mon, 07 Jul 2025 09:48:07 +0000

In unserem Blogbeitrag zum Thema „Datenschutz im Marketing“ haben wir bereits betont, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten in jedem Unternehmensbereich gewährleistet und dokumentiert werden muss. Besonders wichtig dabei: Die gesetzeskonforme Speicherung und Löschung von Daten. Doch was passiert, wenn die personenbezogenen Daten nicht rechtzeitig gelöscht werden? Grund genug, das Thema noch einmal ausführlich zu beleuchten.

Artikel 17 DSGVO: Das „Recht auf Löschung“

Wie alle datenschutzrechtlichen Aspekte findet sich die Rechtsgrundlage für die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten in der DSGVO. Nach Artikel 17 DSGVO – dem sogenannten „Recht auf Vergessenwerden“ – haben betroffene Personen das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn:

der Zweck der Datenverarbeitung entfällt,

eine Einwilligung widerrufen wird,

die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder

eine gesetzliche Pflicht zur Löschung besteht.

Unternehmen müssen solchen Anfragen unverzüglich nachkommen – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen (zum Beispiel im Steuer- oder Handelsrecht).

Was Unternehmen beachten müssen

Für eine DSGVO-konforme Löschung ist es nicht ausreichend, Daten auf Zuruf der Personen zu entfernen. Vielmehr sind systematische und technisch sauber umgesetzte Prozesse erforderlich:

Löschkonzept erstellen: Unternehmen sollten ein schriftlich dokumentiertes Konzept vorhalten, das beschreibt, wann und wie personenbezogene Daten gelöscht werden – inklusive Fristen, Zuständigkeiten und Systemübersichten.
Automatisierte Prozesse nutzen: Die Löschung sollte nicht manuell erfolgen. Digitale Tools oder spezialisierte Datenschutzsoftware helfen dabei, Fristen zu überwachen und Löschvorgänge automatisiert durchzuführen.
Rechenschaftspflicht wahren: Die DSGVO verpflichtet zur Nachweisbarkeit. Unternehmen müssen gegenüber Behörden belegen können, dass Löschpflichten eingehalten wurden – zum Beispiel durch Protokolle oder Auditberichte.
Backup-Daten nicht vergessen: Auch in Sicherungskopien gespeicherte personenbezogene Daten müssen nach Ablauf der Speicherfrist gelöscht oder unzugänglich gemacht werden.

All dies wird auch von großen, weltweit agierenden Unternehmen unterschätzt – mit zum Teil erheblichen Konsequenzen. Im Beitrag „Logbuch-Eintrag Nr. 3: Personenbezogene Daten“ haben wir auf ein prominentes Beispiel hingewiesen: Das Millionenbußgeld für die Plattform Vinted aufgrund fehlerhafter Löschprozesse.

Fazit: Sorgfalt bei der Löschung ist keine Kür, sondern Pflicht

Die gesetzeskonforme Löschung personenbezogener Daten gehört zu den zentralen Anforderungen der DSGVO – und zu den Bereichen, in denen Verstöße regelmäßig sanktioniert werden. Unternehmen, die ihre Löschpflichten ignorieren oder auf unsystematische Prozesse setzen, setzen sich nur einem hohen Bußgeldrisiko aus, sondern gefährden auch das Vertrauen ihrer Kunden.

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“Mit voller Kraft voraus” – Wetter und Co. GmbH

staddiken — Tue, 10 Jun 2025 06:55:25 +0000

Anna Lettow, 24 Jahre alt und gelernte Bürokauffrau, ist bei der Wetter & Co. GmbH für den Datenschutz zuständig. Vorerfahrungen in diesem Bereich hatte sie bislang nicht, doch ihr Interesse am Thema ist groß. Im Interview spricht sie offen über die Herausforderungen, die mit dieser neuen Aufgabe verbunden sind.

Frau Lettow, wie haben Sie den Datenschutz bei Wetter & Co. übernommen?

„Ich bin in das Thema ohne Vorerfahrung eingestiegen und musste mir erst einmal einen Überblick verschaffen. Es ist eine Menge zu tun, denn es geht nicht nur darum, Datenschutzrichtlinien einfach einzuführen, sondern alles von Grund auf aufzubauen. Die größte Herausforderung ist der Umfang: Das Thema Datenschutz ist sehr detailliert, und es gibt viele verschiedene Aspekte, die beachtet werden müssen. Mit der Software unseres Partners Die Datenschutzdenker sind die einzelnen Datenschutzbereiche allerdings gut strukturiert und man kann sie in Häppchen abarbeiten.“

Gab es bereits konkrete Datenschutzfälle im Unternehmen?

„Bisher hatten wir keine Sicherheitslücken oder Beschwerden, aber wir nehmen das Thema sehr ernst. Wir möchten nicht erst reagieren müssen, wenn es zu einem Problem kommt, sondern von Anfang an alles richtig machen.“

Was sind Ihre Erwartungen an den Datenschutz?

„Datenschutz ist nicht unser Hauptgeschäft, und wir wollen nicht täglich damit konfrontiert sein. Wenn wir es einmal richtig aufgesetzt haben, soll es einfach laufen und keine übermäßige bürokratische Belastung darstellen. Wir sind zudem froh, mit Die Datenschutzdenker einen Ansprechpartner zu haben, der uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht und auf den wir uns verlassen können.“

Ein best practice Fall im Bereich Datenschutz bei Wetter & Co. ist der Schutz personenbezogener Daten durch Anonymisierung. Um personenbezogene Daten bestmöglich zu anonymisieren, werden diese nicht direkt auf Rechnungen etc. abgebildet, sondern durch Projektnummern ersetzt. Somit können dritte Parteien wie Lieferanten keine personenbezogenen Daten nachvollziehen. Diese Vorgehensweise minimiert das Risiko eines Datenmissbrauchs.

Die Wetter & Co. GmbH ist ein Unternehmen in Wilhelmshaven mit rund 35 Mitarbeitern, das sich auf Heizungs-, Sanitär- und Lüftungstechnik spezialisiert hat. Neben klassischen Lösungen bietet das Unternehmen auch nachhaltige Energiekonzepte an, darunter Solaranlagen und Wärmepumpen und betreut sowohl Großkunden wie Strabag und Manitowoc als auch Privatkunden. Bereits jetzt wird Die Wetter & Co. GmbH im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin betreut – der Schritt zum Datenschutz war eine bewusste Entscheidung und ein persönliches Anliegen des Unternehmens.

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Warum ein (externer) Datenschutzbeauftragter eine sinnvolle Entscheidung ist

staddiken — Mon, 12 May 2025 07:31:01 +0000

Datenschutz ist längst nicht mehr nur eine rechtliche Pflicht – er ist ein fester Bestandteil in Unternehmen. Während wir einem anderen Blogbeitrag beleuchtet haben, ab wann ein Datenschutzbeauftragter zur Pflicht für ein Unternehmen wird, erklären wir in diesem Blogbeitrag, warum ein Datenschutzbeauftragter so wichtig für Unternehmen ist.

In den letzten Jahren erkennen immer mehr Unternehmen, dass ein professioneller Umgang mit personenbezogenen Daten nicht nur gesetzliche Pflichten erfüllt, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern stärkt.

Datenschutz in Niedersachsen: Eine besondere Herausforderung für KMU

Ein Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen dabei, die komplexen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Seine Aufgaben reichen von der Überwachung der internen Prozesse über die Schulung der Mitarbeitenden bis hin zur Kommunikation mit Aufsichtsbehörden.

Gerade für kleine und mittelständische Betriebe in Niedersachsen ist es häufig eine Herausforderung, diese Expertise intern aufzubauen, da personelle und finanzielle Ressourcen fehlen. Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten an – wie Die Datenschutzdenker.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Unabhängigkeit und Neutralität: Externe Beauftragte handeln unabhängig von internen Strukturen und vermeiden Interessenkonflikte.

Breites Fachwissen: Durch regelmäßige Weiterbildungen, Schulungen und der Betreuung unterschiedlicher Unternehmen, verfügen sie über umfassendes Fachwissen und die nötige Praxiserfahrung.

Kosteneffizienz: Unternehmen sparen sich die langfristigen Kosten für Weiterbildung und Gehalt eines internen Spezialisten. Ein interner Datenschutzbeauftragter hat zudem eine gesonderte Kündigungsfrist.

Flexibilität: Der externe Dienstleister passt seine Leistungen individuell an die Bedürfnisse und Entwicklungen des Unternehmens an.

Ihr starker Begleiter im Datenschutz – Die Datenschutzdenker

Die Datenschutzdenker stehen Unternehmen hierbei als verlässlicher Partner zur Seite. Mit einem klar strukturierten Vorgehen, einer persönlichen Betreuung und fundiertem Fachwissen sorgen wir dafür, dass Datenschutz nicht als Belastung empfunden wird, sondern als Chance, das eigene Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Unternehmen in Niedersachsen aufgepasst! Vertrauen Sie beim Datenschutz nicht auf den Zufall – wir setzen gemeinsam die Segel für Ihren Erfolg. Kontaktieren Sie uns hier und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot.

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Verknüpfung von Datenschutz und Nachhaltigkeit: Ist das möglich?

staddiken — Mon, 28 Apr 2025 08:19:15 +0000

Datenschutz und Nachhaltigkeit – auf den ersten Blick sind dies zwei unterschiedliche, aber sehr bedeutsame Themen. Doch bei genauerer Betrachtung zeigt sich, dass beide ein gemeinsames Ziel verfolgen: Den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen – seien es personenbezogene Daten oder natürliche Rohstoffe. Wir von Die Datenschutzdenker haben uns die Thematik einmal genauer angeschaut.

Nachhaltigkeit im Datenschutz – was bedeutet das?

Nachhaltigkeit im Datenschutz bedeutet, dass Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen einhalten, sondern langfristig und verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten umgehen. Dazu gehört, Daten nur so lange zu speichern, wie es nötig ist, und sie anschließend sicher zu löschen. Es bedeutet auch, Prozesse so zu gestalten, dass der Datenschutz nicht nur kurzfristig gewährleistet ist, sondern dauerhaft in die Unternehmenskultur integriert wird.

Ein nachhaltiger Datenschutzansatz umfasst auch den sparsamen Einsatz von Ressourcen – beispielsweise durch eine gezielte Reduzierung von Datenmengen, effiziente IT-Strukturen und energieeffiziente Rechenzentren. Dies schont als zusätzlichen Effekt die Umwelt.

Nachhaltigkeit in der DSGVO – wo ist sie verankert?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält zahlreiche Regelungen, die mit Nachhaltigkeitsprinzipien übereinstimmen. Besonders relevant sind hierbei:

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Unternehmen sollen nur die Daten erheben, die tatsächlich für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Unnötige Datensammlungen werden vermieden.

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden, sondern müssen nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht oder anonymisiert werden.

Privacy by Design (Art. 25 DSGVO): Datenschutz wird bereits bei der Entwicklung von Software oder Hardware berücksichtigt und ist ein Kernelement der Entwicklung.

Privacy by Default (Art. 25 DSGVO): Die Standardeinstellungen von Software und Hardware sind datenschutzfreundlich und bieten größtmöglichen Datenschutz.

Tipps für Unternehmen: Datenschutz nachhaltig gestalten

Um Datenschutz mit Nachhaltigkeit zu verbinden, können Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:

Datenvermeidung als Strategie: Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Daten sie wirklich benötigen und alte, nicht mehr benötigte Datenbestände systematisch löschen.

Energieeffiziente IT-Infrastrukturen nutzen: Durch den Einsatz nachhaltiger Cloud-Lösungen oder energieeffizienter Rechenzentren kann der Ressourcenverbrauch gesenkt werden.

Mitarbeitende sensibilisieren: Regelmäßige Schulungen helfen, ein Bewusstsein für nachhaltigen Datenschutz zu schaffen und Datenschutz als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu etablieren.

Prozesse regelmäßig überprüfen: Datenschutzmanagement sollte regelmäßig hinterfragt und optimiert werden, um langfristig effiziente und nachhaltige Strukturen zu etablieren.

Datenschutz und Nachhaltigkeit gehören zusammen

Nachhaltigkeit und Datenschutz greifen ineinander, indem beide den bewussten und sparsamen Umgang mit Ressourcen fördern. Unternehmen, die Datenschutz nachhaltig denken, helfen nicht nur, sensible Informationen zu schützen, sondern reduzieren auch den Energieverbrauch und schonen natürliche Ressourcen. So wird Datenschutz nicht nur zur gesetzlichen Pflicht, sondern auch zu einem aktiven Beitrag für eine nachhaltigere Zukunft.

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