Ein kurzer Hinweis vor dem Feierabend in der WhatsApp-Gruppe, ein Screenshot eines Kundenangebots an die Kollegin, schnell ein PDF ins Team geschickt – Kommunikation unter Mitarbeitenden läuft heute oft direkt und informell. Das spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit.
Doch genau diese scheinbare Leichtigkeit birgt Risiken. Denn sobald sensible Informationen in ungeeigneten Kanälen geteilt werden, kann aus einer alltäglichen Nachricht schnell ein handfester Datenschutzverstoß entstehen – mit teuren Folgen für Unternehmen wie auch Mitarbeitende.
Wie also gelingt moderne interne Kommunikation, ohne rechtliche Anforderungen zu übersehen?
WhatsApp-Gruppen: Schnell, aber nicht immer sicher
WhatsApp-Gruppen sind in vielen Unternehmen ein beliebter Kommunikationsweg: schnell eingerichtet, intuitiv bedienbar, praktisch im Alltag. Ob kurze Abstimmung zur nächsten Besprechung oder die Koordination von Außendienstterminen – mit wenigen Klicks sind alle informiert.
Doch was passiert, wenn über diese Gruppen sensible Informationen geteilt werden – etwa personenbezogene Daten von Kunden, Vertragsinhalte oder interne Planungen?
Im schlimmsten Fall kann genau das zu einem Datenschutzverstoß führen. Denn WhatsApp ist nicht für die geschäftliche Nutzung im Sinne der DSGVO ausgelegt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt zwar vor dem Zugriff von außen – doch was innerhalb der Gruppe geschieht, liegt nicht mehr in der Hand des Unternehmens. Inhalte können weitergeleitet, Screenshots gemacht oder versehentlich falsch adressiert werden.
Was darf ein Chef? – Ein Blick auf die rechtliche Seite
Darf die Geschäftsführung oder ein Vorgesetzter die Inhalte einer WhatsApp-Gruppe einsehen, wenn sie dienstlich genutzt wird?
Rein rechtlich ist das heikel. Solange Mitarbeitende ihre privaten Geräte und Accounts nutzen, gelten die Inhalte dieser Chats in der Regel als privat – auch wenn es um betriebliche Themen geht. Ein Zugriff ohne ausdrückliche Zustimmung wäre ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte und damit unzulässig.
Ganz anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber einen betrieblichen Messenger-Dienst bereitstellt und im Vorfeld klare Regeln zur Nutzung sowie zur Kontrolle festgelegt wurden. In diesem Fall kann eine Einsichtnahme – etwa bei konkretem Verdacht auf ein Fehlverhalten – rechtlich möglich sein.
Tipps für eine sichere Kommunikation im Unternehmen
Damit die interne Kommunikation reibungslos und datenschutzkonform abläuft, empfehlen wir:
- Klare Kommunikationsrichtlinien definieren
Legen Sie verbindlich fest, über welche Kanäle welche Informationen geteilt werden dürfen. Sensible Inhalte gehören nicht in private Messenger. - Auf sichere Alternativen setzen
Nutzen Sie geschäftlich zugelassene Tools wie Microsoft Teams, Slack, Threema Work oder Signal (Business-Version). Diese Dienste bieten mehr Kontrolle, Datenschutzoptionen und teilweise auch eine Anbindung an bestehende IT-Systeme. - Schulungen anbieten
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für den Umgang mit vertraulichen Daten. Viele Verstöße geschehen aus Unwissenheit – nicht aus böser Absicht. - Bring Your Own Device (BYOD) regeln
Wenn Mitarbeitende ihre privaten Geräte auch beruflich nutzen, sollten klare Rahmenbedingungen geschaffen werden. Mobile Device Management (MDM) kann hier helfen, eine Trennung zwischen privat und dienstlich sicherzustellen. - Transparenz leben – Vertrauen stärken
Kommunikation lebt vom Vertrauen. Kontrollmaßnahmen sollten immer nachvollziehbar und transparent kommuniziert werden. Nur so bleibt die Unternehmenskultur gesund.
Unser Fazit
Zwischen Effizienz und Datenschutz gilt es, den richtigen Kurs zu setzen. Wer interne Kommunikation professionell und sicher gestalten will, sollte nicht auf die erstbeste Lösung setzen, sondern langfristig denken.
