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Passwortsicherheit in Unternehmen: Diese Tipps sollten Sie kennen

admin — Mon, 16 Feb 2026 13:06:39 +0000

In einer Zeit, in der digitale Angriffe immer häufiger werden, ist ein sicheres Passwort ein wichtiger Schutzmechanismus. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen zur Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), um personenbezogene Daten zu schützen. Ein starkes Passwort ist dabei eine der ersten und zugleich wichtigsten Umsetzungmaßnahmen.

Typische Fallstricke – und wie Sie sie vermeiden

In unserem Blogbeitrag zur Workation haben wir gezeigt, wie schnell Sicherheitsaspekte im beruflichen Alltag unter Palmen in Vergessenheit geraten. Öffentliche WLANs, geteilte Geräte oder ein hastiger Login vom Hotelzimmer aus bergen Risiken – vor allem dann, wenn Passwörter schwach, mehrfach verwendet oder sogar gespeichert sind.

Ein weiteres Beispiel: Social Engineering. Hierbei nutzen Angreifende gezielt psychologische Tricks, um sensible Informationen wie Passwörter zu erschleichen. Ein freundlicher Anruf vom „IT-Support“, eine gefälschte E-Mail mit einem angeblichen Sicherheitsproblem – wer hier nicht wachsam ist, fällt leicht in die Falle.

Häufige Fehler bei der Passwortwahl

Trotz regelmäßiger Warnungen tappen viele Menschen immer noch in dieselben Fallen:

Zu kurze Passwörter: Alles unter zwölf Zeichen ist „leicht“ zu knacken.
Einfache Muster: „123456“, „qwertz“ oder „passwort“ gehören zu den häufigsten (und unsichersten) Varianten.
Wiederverwendung von gleichen Passwörtern: Ein Datenleck bei einem Account, und die Täter haben Ihren „Generalschlüssel“ zu mehreren Konten.
Namen, Geburtsdaten oder der Name des Haustiers wirken praktisch, sind aber gefährlich. In unserem Logbucheintrag zu personenbezogenen Daten erläutern wir, warum solche Informationen tabu sein sollten.

Tipps für ein sicheres Passwort

Wir empfehlen Ihnen folgende bewährte Maßnahmen:

Länge zählt: Verwenden Sie mindestens sechzehn Zeichen – je mehr, desto besser.
Komplexität ist Trumpf: Kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
Einzigartigkeit schützt: Für jedes Konto sollte ein individuelles Passwort verwendet werden.
Passwortmanager nutzen: Diese helfen, komplexe Passwörter sicher zu verwalten, ohne dass Sie sich jedes einzeln merken müssen. Dann aber bitte mit sehr starkem Masterpasswort!
Regelmäßiger Wechsel: Besonders bei sensiblen Zugängen ist es ratsam, das Passwort in regelmäßigen Abständen zu ändern.

Sicher unterwegs – mit dem richtigen Schutzkonzept

Ein gutes Passwort ist der Schlüssel zu einem wirksamen Schutz Ihrer Daten. Wer sorgfältig mit Zugangsdaten umgeht, stärkt nicht nur die eigene IT-Sicherheit, sondern übernimmt auch Verantwortung gegenüber Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.

Denken Sie daran: Sicherheit beginnt bei den Details. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Passwortstrategie den Anforderungen der DSGVO entspricht oder ob es Schwachstellen in Ihrem System gibt – holen Sie sich jetzt eine kostenlose Erstberatung! Gemeinsam analysieren wir Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete Handlungsempfehlungen auf, wie Sie Ihre Systeme wirksam absichern.

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Kommunikation unter Mitarbeitenden: Zwischen Effizienz, Datenschutz und Vertrauen

admin — Mon, 19 Jan 2026 08:02:35 +0000

Ein kurzer Hinweis vor dem Feierabend in der WhatsApp-Gruppe, ein Screenshot eines Kundenangebots an die Kollegin, schnell ein PDF ins Team geschickt – Kommunikation unter Mitarbeitenden läuft heute oft direkt und informell. Das spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit.

Doch genau diese scheinbare Leichtigkeit birgt Risiken. Denn sobald sensible Informationen in ungeeigneten Kanälen geteilt werden, kann aus einer alltäglichen Nachricht schnell ein handfester Datenschutzverstoß entstehen – mit teuren Folgen für Unternehmen wie auch Mitarbeitende.

Wie also gelingt moderne interne Kommunikation, ohne rechtliche Anforderungen zu übersehen?

WhatsApp-Gruppen: Schnell, aber nicht immer sicher

WhatsApp-Gruppen sind in vielen Unternehmen ein beliebter Kommunikationsweg: schnell eingerichtet, intuitiv bedienbar, praktisch im Alltag. Ob kurze Abstimmung zur nächsten Besprechung oder die Koordination von Außendienstterminen – mit wenigen Klicks sind alle informiert.

Doch was passiert, wenn über diese Gruppen sensible Informationen geteilt werden – etwa personenbezogene Daten von Kunden, Vertragsinhalte oder interne Planungen?

Im schlimmsten Fall kann genau das zu einem Datenschutzverstoß führen. Denn WhatsApp ist nicht für die geschäftliche Nutzung im Sinne der DSGVO ausgelegt. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt zwar vor dem Zugriff von außen – doch was innerhalb der Gruppe geschieht, liegt nicht mehr in der Hand des Unternehmens. Inhalte können weitergeleitet, Screenshots gemacht oder versehentlich falsch adressiert werden.

Was darf ein Chef? – Ein Blick auf die rechtliche Seite

Darf die Geschäftsführung oder ein Vorgesetzter die Inhalte einer WhatsApp-Gruppe einsehen, wenn sie dienstlich genutzt wird?

Rein rechtlich ist das heikel. Solange Mitarbeitende ihre privaten Geräte und Accounts nutzen, gelten die Inhalte dieser Chats in der Regel als privat – auch wenn es um betriebliche Themen geht. Ein Zugriff ohne ausdrückliche Zustimmung wäre ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte und damit unzulässig.

Ganz anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber einen betrieblichen Messenger-Dienst bereitstellt und im Vorfeld klare Regeln zur Nutzung sowie zur Kontrolle festgelegt wurden. In diesem Fall kann eine Einsichtnahme – etwa bei konkretem Verdacht auf ein Fehlverhalten – rechtlich möglich sein.

Tipps für eine sichere Kommunikation im Unternehmen

Damit die interne Kommunikation reibungslos und datenschutzkonform abläuft, empfehlen wir:

Klare Kommunikationsrichtlinien definieren
Legen Sie verbindlich fest, über welche Kanäle welche Informationen geteilt werden dürfen. Sensible Inhalte gehören nicht in private Messenger.
Auf sichere Alternativen setzen
Nutzen Sie geschäftlich zugelassene Tools wie Microsoft Teams, Slack, Threema Work oder Signal (Business-Version). Diese Dienste bieten mehr Kontrolle, Datenschutzoptionen und teilweise auch eine Anbindung an bestehende IT-Systeme.
Schulungen anbieten
Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für den Umgang mit vertraulichen Daten. Viele Verstöße geschehen aus Unwissenheit – nicht aus böser Absicht.
Bring Your Own Device (BYOD) regeln
Wenn Mitarbeitende ihre privaten Geräte auch beruflich nutzen, sollten klare Rahmenbedingungen geschaffen werden. Mobile Device Management (MDM) kann hier helfen, eine Trennung zwischen privat und dienstlich sicherzustellen.
Transparenz leben – Vertrauen stärken
Kommunikation lebt vom Vertrauen. Kontrollmaßnahmen sollten immer nachvollziehbar und transparent kommuniziert werden. Nur so bleibt die Unternehmenskultur gesund.

Unser Fazit

Zwischen Effizienz und Datenschutz gilt es, den richtigen Kurs zu setzen. Wer interne Kommunikation professionell und sicher gestalten will, sollte nicht auf die erstbeste Lösung setzen, sondern langfristig denken.

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Logbuch-Eintrag Nr. 7: Was ist eine Datenschutzerklärung?

admin — Mon, 29 Sep 2025 07:06:34 +0000

Die Datenschutzerklärung ist ein zentrales Instrument der Informationspflicht im Datenschutz. Sie informiert betroffene Personen – etwa Besucher einer Website oder Kunden – darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, zu welchem Zweck dies geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange diese gespeichert werden. Ebenso muss auf die Rechte der Betroffenen hingewiesen werden. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, Löschung und Widerspruch.

In der Praxis begegnen uns Datenschutzerklärungen am häufigsten auf Websites – dort sind sie verpflichtend, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa durch Kontaktformulare, Newsletter-Anmeldungen oder Trackingtools.

Wo ist die Datenschutzerklärung in der DSGVO geregelt?

Die gesetzliche Grundlage findet sich in Artikel 12 bis 14 der DSGVO. Diese Artikel verpflichten Verantwortliche dazu, betroffene Personen „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ über die Datenverarbeitung zu informieren.

Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben ziehen Strafen nach sich: Nach Artikel 83 Abs. 5 lit. b DSGVO können Verstöße gegen die Informationspflichten mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden –diese enorme Höhe ist aber eher die Ausnahme.

⛵️ Trotzdem lässt sich sagen: Wer hier ohne Kompass unterwegs ist, riskiert hart auf Grund zu laufen.

Tipps für eine gelungene Datenschutzerklärung

Damit Ihre Datenschutzerklärung nicht nur gesetzeskonform, sondern auch benutzerfreundlich ist, sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

Verständliche Sprache
Vermeiden Sie juristische Fachbegriffe, wo immer es möglich ist. Ihre Leser sollen verstehen, was mit ihren Daten geschieht.
Strukturierte Darstellung
Nutzen Sie klare Überschriften, Aufzählungen und Absätze. Eine logische Gliederung hilft dabei, die Informationen schnell zu erfassen.
Aktualität sicherstellen
Die Datenschutzerklärung sollte regelmäßig überprüft und bei Änderungen an den Datenverarbeitungsprozessen angepasst werden – z. B. bei der Einführung neuer Tools oder Dienste.
Relevante Inhalte einbinden
Vergessen Sie keine wichtigen Bestandteile wie die Kontaktdaten des Verantwortlichen, ggf. des Datenschutzbeauftragten, Angaben zu Drittstaatentransfers, Speicherdauer, Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechte.
Zugänglichkeit gewährleisten
Die Datenschutzerklärung muss leicht auffindbar sein – bei Webseiten etwa per dauerhaft sichtbarem Link im Footer.

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Datenschutzkonformes Löschen: So geht´s richtig

staddiken — Mon, 07 Jul 2025 09:48:07 +0000

In unserem Blogbeitrag zum Thema „Datenschutz im Marketing“ haben wir bereits betont, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten in jedem Unternehmensbereich gewährleistet und dokumentiert werden muss. Besonders wichtig dabei: Die gesetzeskonforme Speicherung und Löschung von Daten. Doch was passiert, wenn die personenbezogenen Daten nicht rechtzeitig gelöscht werden? Grund genug, das Thema noch einmal ausführlich zu beleuchten.

Artikel 17 DSGVO: Das „Recht auf Löschung“

Wie alle datenschutzrechtlichen Aspekte findet sich die Rechtsgrundlage für die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten in der DSGVO. Nach Artikel 17 DSGVO – dem sogenannten „Recht auf Vergessenwerden“ – haben betroffene Personen das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen, wenn:

der Zweck der Datenverarbeitung entfällt,

eine Einwilligung widerrufen wird,

die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder

eine gesetzliche Pflicht zur Löschung besteht.

Unternehmen müssen solchen Anfragen unverzüglich nachkommen – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen (zum Beispiel im Steuer- oder Handelsrecht).

Was Unternehmen beachten müssen

Für eine DSGVO-konforme Löschung ist es nicht ausreichend, Daten auf Zuruf der Personen zu entfernen. Vielmehr sind systematische und technisch sauber umgesetzte Prozesse erforderlich:

Löschkonzept erstellen: Unternehmen sollten ein schriftlich dokumentiertes Konzept vorhalten, das beschreibt, wann und wie personenbezogene Daten gelöscht werden – inklusive Fristen, Zuständigkeiten und Systemübersichten.
Automatisierte Prozesse nutzen: Die Löschung sollte nicht manuell erfolgen. Digitale Tools oder spezialisierte Datenschutzsoftware helfen dabei, Fristen zu überwachen und Löschvorgänge automatisiert durchzuführen.
Rechenschaftspflicht wahren: Die DSGVO verpflichtet zur Nachweisbarkeit. Unternehmen müssen gegenüber Behörden belegen können, dass Löschpflichten eingehalten wurden – zum Beispiel durch Protokolle oder Auditberichte.
Backup-Daten nicht vergessen: Auch in Sicherungskopien gespeicherte personenbezogene Daten müssen nach Ablauf der Speicherfrist gelöscht oder unzugänglich gemacht werden.

All dies wird auch von großen, weltweit agierenden Unternehmen unterschätzt – mit zum Teil erheblichen Konsequenzen. Im Beitrag „Logbuch-Eintrag Nr. 3: Personenbezogene Daten“ haben wir auf ein prominentes Beispiel hingewiesen: Das Millionenbußgeld für die Plattform Vinted aufgrund fehlerhafter Löschprozesse.

Fazit: Sorgfalt bei der Löschung ist keine Kür, sondern Pflicht

Die gesetzeskonforme Löschung personenbezogener Daten gehört zu den zentralen Anforderungen der DSGVO – und zu den Bereichen, in denen Verstöße regelmäßig sanktioniert werden. Unternehmen, die ihre Löschpflichten ignorieren oder auf unsystematische Prozesse setzen, setzen sich nur einem hohen Bußgeldrisiko aus, sondern gefährden auch das Vertrauen ihrer Kunden.

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Warum ein (externer) Datenschutzbeauftragter eine sinnvolle Entscheidung ist

staddiken — Mon, 12 May 2025 07:31:01 +0000

Datenschutz ist längst nicht mehr nur eine rechtliche Pflicht – er ist ein fester Bestandteil in Unternehmen. Während wir einem anderen Blogbeitrag beleuchtet haben, ab wann ein Datenschutzbeauftragter zur Pflicht für ein Unternehmen wird, erklären wir in diesem Blogbeitrag, warum ein Datenschutzbeauftragter so wichtig für Unternehmen ist.

In den letzten Jahren erkennen immer mehr Unternehmen, dass ein professioneller Umgang mit personenbezogenen Daten nicht nur gesetzliche Pflichten erfüllt, sondern auch das Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern stärkt.

Datenschutz in Niedersachsen: Eine besondere Herausforderung für KMU

Ein Datenschutzbeauftragter unterstützt Unternehmen dabei, die komplexen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Seine Aufgaben reichen von der Überwachung der internen Prozesse über die Schulung der Mitarbeitenden bis hin zur Kommunikation mit Aufsichtsbehörden.

Gerade für kleine und mittelständische Betriebe in Niedersachsen ist es häufig eine Herausforderung, diese Expertise intern aufzubauen, da personelle und finanzielle Ressourcen fehlen. Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten an – wie Die Datenschutzdenker.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Unabhängigkeit und Neutralität: Externe Beauftragte handeln unabhängig von internen Strukturen und vermeiden Interessenkonflikte.

Breites Fachwissen: Durch regelmäßige Weiterbildungen, Schulungen und der Betreuung unterschiedlicher Unternehmen, verfügen sie über umfassendes Fachwissen und die nötige Praxiserfahrung.

Kosteneffizienz: Unternehmen sparen sich die langfristigen Kosten für Weiterbildung und Gehalt eines internen Spezialisten. Ein interner Datenschutzbeauftragter hat zudem eine gesonderte Kündigungsfrist.

Flexibilität: Der externe Dienstleister passt seine Leistungen individuell an die Bedürfnisse und Entwicklungen des Unternehmens an.

Ihr starker Begleiter im Datenschutz – Die Datenschutzdenker

Die Datenschutzdenker stehen Unternehmen hierbei als verlässlicher Partner zur Seite. Mit einem klar strukturierten Vorgehen, einer persönlichen Betreuung und fundiertem Fachwissen sorgen wir dafür, dass Datenschutz nicht als Belastung empfunden wird, sondern als Chance, das eigene Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

Unternehmen in Niedersachsen aufgepasst! Vertrauen Sie beim Datenschutz nicht auf den Zufall – wir setzen gemeinsam die Segel für Ihren Erfolg. Kontaktieren Sie uns hier und erhalten Sie ein unverbindliches Angebot.

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Verknüpfung von Datenschutz und Nachhaltigkeit: Ist das möglich?

staddiken — Mon, 28 Apr 2025 08:19:15 +0000

Datenschutz und Nachhaltigkeit – auf den ersten Blick sind dies zwei unterschiedliche, aber sehr bedeutsame Themen. Doch bei genauerer Betrachtung zeigt sich, dass beide ein gemeinsames Ziel verfolgen: Den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen – seien es personenbezogene Daten oder natürliche Rohstoffe. Wir von Die Datenschutzdenker haben uns die Thematik einmal genauer angeschaut.

Nachhaltigkeit im Datenschutz – was bedeutet das?

Nachhaltigkeit im Datenschutz bedeutet, dass Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen einhalten, sondern langfristig und verantwortungsbewusst mit personenbezogenen Daten umgehen. Dazu gehört, Daten nur so lange zu speichern, wie es nötig ist, und sie anschließend sicher zu löschen. Es bedeutet auch, Prozesse so zu gestalten, dass der Datenschutz nicht nur kurzfristig gewährleistet ist, sondern dauerhaft in die Unternehmenskultur integriert wird.

Ein nachhaltiger Datenschutzansatz umfasst auch den sparsamen Einsatz von Ressourcen – beispielsweise durch eine gezielte Reduzierung von Datenmengen, effiziente IT-Strukturen und energieeffiziente Rechenzentren. Dies schont als zusätzlichen Effekt die Umwelt.

Nachhaltigkeit in der DSGVO – wo ist sie verankert?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält zahlreiche Regelungen, die mit Nachhaltigkeitsprinzipien übereinstimmen. Besonders relevant sind hierbei:

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO): Unternehmen sollen nur die Daten erheben, die tatsächlich für den jeweiligen Zweck notwendig sind. Unnötige Datensammlungen werden vermieden.

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden, sondern müssen nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht oder anonymisiert werden.

Privacy by Design (Art. 25 DSGVO): Datenschutz wird bereits bei der Entwicklung von Software oder Hardware berücksichtigt und ist ein Kernelement der Entwicklung.

Privacy by Default (Art. 25 DSGVO): Die Standardeinstellungen von Software und Hardware sind datenschutzfreundlich und bieten größtmöglichen Datenschutz.

Tipps für Unternehmen: Datenschutz nachhaltig gestalten

Um Datenschutz mit Nachhaltigkeit zu verbinden, können Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:

Datenvermeidung als Strategie: Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Daten sie wirklich benötigen und alte, nicht mehr benötigte Datenbestände systematisch löschen.

Energieeffiziente IT-Infrastrukturen nutzen: Durch den Einsatz nachhaltiger Cloud-Lösungen oder energieeffizienter Rechenzentren kann der Ressourcenverbrauch gesenkt werden.

Mitarbeitende sensibilisieren: Regelmäßige Schulungen helfen, ein Bewusstsein für nachhaltigen Datenschutz zu schaffen und Datenschutz als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu etablieren.

Prozesse regelmäßig überprüfen: Datenschutzmanagement sollte regelmäßig hinterfragt und optimiert werden, um langfristig effiziente und nachhaltige Strukturen zu etablieren.

Datenschutz und Nachhaltigkeit gehören zusammen

Nachhaltigkeit und Datenschutz greifen ineinander, indem beide den bewussten und sparsamen Umgang mit Ressourcen fördern. Unternehmen, die Datenschutz nachhaltig denken, helfen nicht nur, sensible Informationen zu schützen, sondern reduzieren auch den Energieverbrauch und schonen natürliche Ressourcen. So wird Datenschutz nicht nur zur gesetzlichen Pflicht, sondern auch zu einem aktiven Beitrag für eine nachhaltigere Zukunft.

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Logbuch Eintrag Nr. 6: Was versteht man unter Auftragsverarbeitung?

staddiken — Mon, 14 Apr 2025 07:18:02 +0000

Der AVV / AV-Vertrag / Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein zentraler Begriff in der DSGVO und wird in Artikel 28 geregelt. Früher wurde von Auftragsdatenverarbeitung und in dem Zuge dann von einem Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gesprochen (ADV-Vertrag).

Sie beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen externen Dienstleister im Auftrag eines Verantwortlichen. Dabei bleibt die Verantwortung für den Datenschutz beim Auftraggeber, während der Dienstleister (Auftragsverarbeiter) lediglich die Weisungen des Verantwortlichen umsetzt.

Ein typisches Beispiel für einen AVV / AV-Vertrag / Auftragsverarbeitungsvertrag ist die Nutzung eines Cloud-Dienstleisters zur Speicherung oder Verarbeitung von Kundendaten. Entscheidend ist, dass der Dienstleister die Daten nicht für eigene Zwecke nutzt, sondern nur im Rahmen des erteilten Auftrags handelt.

Anwendungsbereiche

Der AVV / AV-Vertrag / Auftragsverarbeitungsvertrag findet in zahlreichen Bereichen Anwendung, insbesondere in:

IT-Dienstleistungen

Workation: Da Arbeiten, wo andere Urlaub machen

staddiken — Tue, 01 Apr 2025 08:00:34 +0000

Man hört das Meer rauschen, sitzt am Strand, ein kühles (alkoholfreies) Bier in der Hand und kann ganz entspannt noch ein paar Mails von der Arbeit abarbeiten – so oder so ähnlich stellen sich einige Arbeitnehmer die sogenannte “workation” vor. Workation setzt sich aus den Wörtern „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) zusammen und beschreibt das Konzept, bei dem man während des Urlaubs arbeitet. Oftmals verbinden Mitarbeiter dabei Erholung mit ihren beruflichen Aufgaben und nutzen flexible Arbeitsmodelle, um ortsunabhängig zu arbeiten.

Bei einer Workation spielt der Datenschutz eine große Rolle, da man unabhängig von der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur arbeitet, die den Mitarbeiter normalerweise absichert. Sensible personenbezogene Daten müssen weiterhin gut geschützt werden.

Workation - Darauf sollten Mitarbeiter achten:

Darauf sollten Mitarbeiter achten:

Sichere Internetverbindungen: Öffentliche WLAN-Netze in Hotels, Cafés oder Flughäfen sind oft anfällig für Sicherheitsrisiken. Um sensible Informationen zu schützen, sollten Mitarbeiter VPNs (Virtual Private Networks) verwenden, um den Datenverkehr zu verschlüsseln und den Zugriff Unbefugter auf vertrauliche Daten zu verhindern.
Gerätesicherheit: Laptops, Smartphones und Tablets, die für die Arbeit genutzt werden, sollten mit starken Passwörtern und idealerweise durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert werden, um unberechtigten Zugriff zu vermeiden.
Datenspeicherung und -sicherung: Sensible Daten sollten möglichst nicht lokal auf Geräten gespeichert werden. Stattdessen ist die Nutzung sicherer Cloud-Dienste ratsam, die verschlüsselt arbeiten. Zudem sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um Datenverluste zu vermeiden.
Umgebung beachten: In öffentlichen Räumen wie beispielsweise Cafés sollte darauf geachtet werden, dass andere Personen nicht auf den Bildschirm sehen oder Gespräche mithören können, um Datenlecks zu verhindern.

Idealerweise sollten Unternehmen vor einer Workation einen Maßnahmenkatalog festlegen, der klare Vorgaben dafür gibt, wie Daten in einer Workation gespeichert, übertragen und gesichert werden sollten. Durch die Einhaltung dieses Katalogs kann ein Mitarbeiter gewährleisten, dass er gemäß DSGVO arbeitet und die Unternehmensdaten sicher sind.

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Datenschutz im Marketing

staddiken — Mon, 17 Mar 2025 09:00:22 +0000

Datenschutz im Marketing

Dass der Datenschutz allumfassend eingehalten wird, ist in jedem Unternehmensbereich essenziell. Ein besonders wichtiger Bereich ist das Marketing, da sich hier eine Datenschutzverletzung besonders schnell einschleichen kann.

Ein Beispiel für einen hohen Datenschutzverstoß bei Werbemaßnahmen und einem hohen Bußgeld ist der Fall der GROUPE CANAL+ in Frankreich.

Das Unternehmen versendete unaufgefordert E-Mail-Werbung, ohne die erforderlichen Einwilligungen der Empfänger nachweisen zu können. Zudem wurden Betroffenenanfragen entweder nicht oder nicht fristgerecht beantwortet, und die Datenschutzerklärungen waren unzureichend.

Diese Verstöße führten zu einer Geldstrafe von 600.000 Euro, die von der französischen Datenschutzbehörde im Oktober 2023 verhängt wurde. Die Höhe des Bußgeldes orientierte sich an dem Umsatz des Unternehmens, der 2022 bei knapp 2 Milliarden Euro lag.

Der Fall zeigt, wie wichtig es ist, rechtliche Grundlagen wie das Einwilligungsmanagement und die transparente Kommunikation mit Betroffenen ernst zu nehmen

Den genauen Bericht zum Fall können Sie hier nachlesen, im letzten Absatz steht der Beschluss der CNIL.

Wie verhindere ich eine Datenschutzverletzung bei Werbemaßnahmen?

Um derartige Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen bei der Nutzung personenbezogener Daten klare Einwilligungen einholen, eine einfache Widerspruchsmöglichkeit bieten und regelmäßig überprüfen, ob die erhobenen Daten weiterhin erforderlich sind. Weiterführende interne Maßnahmen wie ein umfassendes Datenschutzmanagement und Schulungen der Mitarbeiter helfen ebenfalls, ein datenschutzkonformes Werbekonzept aufzustellen.

Wir haben eine Checkliste mit Tipps aufgestellt, die Unternehmen dabei helfen kann, den Datenschutz bei Werbemaßnahmen zu gewährleisten:

1. Einwilligung einholen (Opt-in)

Logbuch Eintrag Nr. 5: Was sind TOM (technische und organisatorische Maßnahmen)?

staddiken — Mon, 03 Mar 2025 08:00:48 +0000

Wenn es um Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO geht, stoßen Unternehmen immer wieder auf den Begriff „TOM“. Doch was genau verbirgt sich dahinter und warum sind sie für Unternehmen so wichtig?

Definition und rechtliche Verankerung von TOM

TOM steht für „technische und organisatorische Maßnahmen“. Diese Maßnahmen sind notwendig, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen. Sie umfassen sowohl technische Lösungen wie Verschlüsselung und Firewalls, als auch organisatorische Ansätze wie Zugriffsregelungen und Mitarbeiterschulungen.

Ein entscheidendes Merkmal der TOM ist ihre Skalierbarkeit: Die Maßnahmen müssen an die Größe und die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Kleinere Unternehmen benötigen nicht dasselbe Schutzniveau wie multinationale Konzerne, doch der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit bleibt immer bestehen.

Praxisbeispiel: TOM im Handwerksbetrieb

Betrachten wir einen mittelständischen Handwerksbetrieb, beispielsweise einen Sanitär- und Heizungsinstallateur, der Kundendaten für die Terminvereinbarung, Rechnungsstellung und Wartungsverträge verarbeitet. So wären die TOM optimal umgesetzt:

Technische Maßnahmen: Die Kundendaten werden auf einem zentralen Server gespeichert, der durch eine Firewall und regelmäßige Sicherheitsupdates geschützt ist. Zudem erfolgt die Datensicherung täglich, um bei einem technischen Defekt oder einem Cyberangriff Datenverluste zu vermeiden. Für mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones, die bei Einsätzen vor Ort genutzt werden, sind Verschlüsselungen und Passwörter eingerichtet.

Organisatorische Maßnahmen: Im Büro des Handwerksbetriebs ist der Zugang zu den Arbeitsplätzen durch Schließsysteme geregelt. Nur autorisierte Mitarbeitende haben Zugriff auf die Kundendaten, und die entsprechenden Zugriffsrechte werden regelmäßig überprüft. Zusätzlich gibt es eine klare Regelung, dass sensible Informationen, wie Bankverbindungen oder Wartungsverträge, niemals per unsichere Kommunikationswege wie unverschlüsselte E-Mails versendet werden dürfen.

Besserer Datenschutz durch TOM

Durch die Maßnahmen wird sichergestellt, dass auch im hektischen Alltag, der in einem Handwerksbetrieb durchaus herrschen kann, der Datenschutz nicht zu kurz kommt. Selbst wenn ein Mitarbeiter bei einem Kunden vor Ort arbeitet und kurzfristig Informationen aus der Zentrale benötigt, bleiben die Daten geschützt – durch sichere Kommunikationswege und klar definierte Prozesse.

Übrigens: Rechtlich sind die TOM im Artikel 32 der DSGVO fest verankert. Dieser Artikel verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter dazu, ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten sicherzustellen. Dabei müssen sowohl der Stand der Technik als auch die Kosten der Implementierung sowie die Art, der Umfang, die Umstände und der Zweck der Verarbeitung berücksichtigt werden. Ziel ist es, Risiken zu minimieren, die durch eine unrechtmäßige Verarbeitung entstehen könnten.

Sie benötigen einen kompetenten Ansprechpartner an Ihrer Seite? Kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind Ihr verlässlicher Lotse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit – Ob es darum geht, Ihre Prozesse auf Kurs zu bringen oder optimale TOM zu entwickeln.

Der Beitrag Logbuch Eintrag Nr. 5: Was sind TOM (technische und organisatorische Maßnahmen)? erschien zuerst auf Die Datenschutzdenker.