Schatten-IT bezeichnet die Nutzung jeglicher IT innerhalb einer Organisation ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung. Dieses Phänomen tritt häufig auf, wenn Mitarbeiter eigenständig Anwendungen oder Geräte einsetzen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten, ohne die offiziellen IT-Richtlinien zu beachten.
Ursachen der Schatten-IT
Ein wesentlicher Faktor ist der Bedarf an Flexibilität. Mitarbeiter sehen sich oft mit spezifischen Herausforderungen konfrontiert, die sich mit den von der IT-Abteilung bereitgestellten Lösungen nicht optimal bewältigen lassen. Um ihre Aufgaben effizient zu erledigen, greifen sie deshalb auf alternative Tools und Dienste zurück, die besser auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind.
Ein weiterer Grund ist Zeitdruck: In Situationen, in denen schnelle Entscheidungen gefragt sind, können Mitarbeiter nicht immer auf eine Genehmigung durch die IT warten und entscheiden sich daher für sofort verfügbare Lösungen.
Zusätzlich spielen auch unzureichende IT-Angebote eine Rolle. Wenn die vorhandenen Systeme nicht ausreichend leistungsfähig oder zu unflexibel sind, suchen Mitarbeiter eigenständig nach Alternativen, die ihre Arbeit erleichtern. Diese Dynamik führt dazu, dass Schatten-IT oft unbemerkt und unbeabsichtigt Einzug in Unternehmen hält.
Risiken der Schatten-IT und ein Fallbeispiel
Obwohl Schatten-IT kurzfristig Vorteile bieten kann, birgt sie erhebliche Risiken. Es drohen Sicherheitslücken, Datenverlust und Rechts- und Compliance-Verstöße. Aus Sicht der DSGVO ist Schatten-IT bedenklich, da Unternehmen nicht mehr Zugriff auf alle Daten haben und sie somit auch nicht schützen können.
Hier lesen Sie alles zum häufigsten Beispiel von Schatten-IT:
Die Nutzung von Cloud-Diensten
Ein häufiges Beispiel für Schatten-IT ist die Nutzung eines nicht autorisierten Cloud-Speicherdienstes wie Google Drive oder Dropbox durch Mitarbeiter. Angenommen, ein Mitarbeiter möchte eine große Datei mit einem externen Geschäftspartner teilen. Da das firmeneigene System zu langsam oder kompliziert ist, entscheidet er sich kurzerhand, die Datei über seinen persönlichen Cloud-Account hochzuladen und den Link zu teilen.
Auswirkungen:
- Sicherheitsrisiken: Der genutzte Dienst könnte nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen, was die Daten anfällig für Angriffe macht. Wenn der Cloud-Account des Mitarbeiters gehackt wird, könnten sensible Informationen in die falschen Hände gelangen.
- Datenverlust: Sollte der Mitarbeiter seinen Zugang verlieren oder versehentlich Daten löschen, hat das Unternehmen keine Möglichkeit, diese Daten wiederherzustellen, da sie außerhalb der offiziellen Systeme gespeichert wurden.
- Compliance-Verstöße: Die Speicherung personenbezogener Daten auf einem privaten Cloud-Server kann gegen Datenschutzgesetze wie die DSGVO verstoßen, was zu rechtlichen Konsequenzen und hohen Geldstrafen führen kann.
- Intransparenz: Die IT-Abteilung hat keine Kontrolle über oder Kenntnis von dieser Aktion, wodurch es schwieriger wird, den Überblick über die Datenflüsse im Unternehmen zu behalten.
Maßnahmen zur Kontrolle der Schatten-IT
Um die Risiken der Schatten-IT zu minimieren, sollten Unternehmen:
- Transparenz schaffen: Einen Überblick über alle genutzten Anwendungen und Dienste gewinnen.
- Schulungen anbieten: Mitarbeiter über die Gefahren der Schatten-IT und die Bedeutung der IT-Sicherheit informieren.
- Flexible IT-Lösungen bereitstellen: Tools anbieten, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen, um den Einsatz inoffizieller Lösungen zu reduzieren.
- Klare Richtlinien etablieren: Regeln für die Nutzung von IT-Ressourcen definieren und deren Einhaltung überwachen.
- Sicherheitsmaßnahmen: IT-Sicherheitsstrukturen und Rechtekonzepte, die den Einsatz von Fremdsoftware bzw. Fremdgeräten blockieren.
Auch, wenn der erste Gedanke der Mitarbeiter positiv ist, da sie die Effizienz ihrer Arbeit steigern wollen: Schatten-IT bleibt ein menschliches Risiko, das Unternehmen minimieren sollten.
